O outsourcing de impressão é a melhor maneira de otimizar os processos produtivos e operacionais da sua empresa e reduzir os custos. Por isso, preparamos uma lista com dicas para que você saiba como escolher sua empresa de outsourcing de impressão.

Pesquise bastante sobre a empresa de outsourcing

O primeiro passo é realizar uma boa pesquisa sobre o histórico da empresa para saber se ela é idônea. Use a internet para e saber um pouco mais sobre a empresa, as avaliações que os clientes já fizeram sobre ela e se a recomendam. Busque nas redes sociais e nos sites especializados.

Confira os benefícios oferecidos

Cada uma das empresas de outsourcing oferece um benefício diferente e para que você saiba qual o melhor custo x benefício para sua empresa é necessário avaliar cada uma. Encontre aquela que oferece o serviço que se adequa às suas necessidades.

Busque indicações

Procure indicações de outras empresas que já utilizam o serviço. Com indicações de pessoas conhecidas é mais difícil que acabe contratando uma empresa desonesta ou que presta um serviço de má qualidade.

Procure por empresas que tenham experiência no mercado

Empresas muitos novas podem oferecer um preço muito abaixo do mercado, justamente, por não terem experiência e nem muitos clientes que possam comprovar a qualidade de seus serviços.

Portanto, não coloque sua empresa nessa situação de risco. Busque por empresas que possuam anos de experiência no mercado, que tenham uma boa carteira de clientes e expertise no serviço que oferecem. Desse modo, as chances de estar contratando um serviço de qualidade são bem maiores.

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Embora sejam diferentes e tratem sobre assuntos distintos, muitos profissionais de outsourcing de impressão confundem os dois (outsourcing e bilhetagem). Confira!

Software para Bilhetagem de Impressão:

O principal objetivo de um software de bilhetagem de impressão é possibilitar que seja conhecido em detalhe como os equipamentos de impressão de uma empresa estão sendo utilizados. Isso permite que ações direcionadas à redução de custos e controle sejam colocadas em prática.

Existem inúmeras soluções de bilhetagem de impressão no mercado. Porém, os requisitos mínimos para este tipo de software são:

• Registrar tudo o que foi impresso (formato, nome, páginas, cor, entre outros);
• Contabilizar as cópias e impressões feitas;
• Armazenar o dia e horário que a impressão foi realizada;
• Registrar qual usuário que fez a impressão.

Com essas informações detalhadas em um relatório é possível que o gestor da organização, saiba a cerca da utilização dos recursos de impressão, para cada equipamento, usuários, períodos, entre outros.

Com esse tipo de informação é possível estabelecer regras de uso dos equipamentos e até mesmo promover ações de conscientização dos colaboradores em fazer o uso mais adequado destes recursos.

Após avaliar a forma como os equipamentos de impressão estão sendo utilizados, sejam esses próprios da organização ou locados através de um provedor de outsourcing, é possível traçar uma estratégia para redução de custos.

Software para Gerenciamento de Outsourcing

Este software é de uso dos provedores de outsourcing de impressão. Ou seja, as empresas que terceirizam o todo o ambiente de impressão para outras empresas.

O objetivo principal é a centralização de todas as informações do parque de impressão de um provedor. Como a principal forma de cobrança em um contrato de locação é através do uso, pode-se dizer que as funções mínimas para este tipo de software são:

• Coleta dos contadores gerais;
• Monitoramento automático dos equipamentos de impressão;
• Relatórios de produção de páginas por período;
• Coleta dos contadores detalhados.

Quando um provedor possui todo o seu processo de coleta de contadores automatizado, não se torna necessário buscar essas informações manualmente ou solicitá-las a cada cliente. Assim tem-se uma economia operacional significativa.

Todos os dias, as empresas geram, armazenam e descartam uma grande quantidade de arquivos. E, na contramão do que se imaginava há anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos e ficam lado a lado com o conteúdo digital, já que ainda existem casos em que existe preferência pelo papel. Esse hábito corporativo quando não está aliado a uma gestão de documentos gera diversos entraves de eficiência e organização.

O primeiro indício de que seu negócio precisa de uma transformação tecnológica nesse aspecto é a dificuldade em encontrar arquivos.

É muito comum de se ver nas empresas arquivos se perdem em meio à enorme quantidade de papéis. Ocupando o tempo de funcionários que levam muito tempo para encontrar o arquivo desejado.

Assim, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Uma vez que, o tempo gasto com a busca é pago pela empresa. E, neste tempo, o funcionário poderia estar desempenhando suas atividades. Esse tipo de problema impacta de forma substancial no bom desempenho da empresa no mercado e na estratégia do negócio.

Mais um indício é a perda de documentos importantes, que é um problema frequente no mundo corporativo. Sem uma gestão correta e eficiente, o risco de perder informações importantes e até confidenciais é muito alto.

O último indício é a falta de espaço físico para armazenar os documentos.

Inúmeras pastas com documentos empilhados ao longo dos anos prejudicam não somente a agilidade para encontrar as informações, mas também na disponibilidade do espaço para guardar todo esse volume de material.

Quando esse armazenamento é feito de modo errado, sem o controle de temperatura, umidade e luz, os arquivos podem ser facilmente deteriorados e perdidos.

Um sistema de gestão de documentos e impressões é a solução para esses e outros problemas dentro das organizações.
Também conhecido como GED, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) alia métodos, estratégias e ferramentas que auxiliam na organização, armazenamento e no controle total dos dados.

Com o ECM sua empresa pode:

• 1. Restringir a entrada de documentos ou informações em seu sistema;
• 2. Gerenciar a organização e a utilização dos documentos;
• 3. Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permite a gestão de documentos de modo eficiente;
• 4. Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário;

Essas soluções de gestão de documentos e impressões representam a agilidade e a organização para lidar com os arquivos. Que torna tudo digital, o que dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento. Isso aumenta a produtividade e reduz custos da empresa para que você tenha o foco no que realmente importa para o crescimento do seu negócio.

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