Embora sejam diferentes e tratem sobre assuntos distintos, muitos profissionais de outsourcing de impressão confundem os dois (outsourcing e bilhetagem). Confira!

Software para Bilhetagem de Impressão:

O principal objetivo de um software de bilhetagem de impressão é possibilitar que seja conhecido em detalhe como os equipamentos de impressão de uma empresa estão sendo utilizados. Isso permite que ações direcionadas à redução de custos e controle sejam colocadas em prática.

Existem inúmeras soluções de bilhetagem de impressão no mercado. Porém, os requisitos mínimos para este tipo de software são:

• Registrar tudo o que foi impresso (formato, nome, páginas, cor, entre outros);
• Contabilizar as cópias e impressões feitas;
• Armazenar o dia e horário que a impressão foi realizada;
• Registrar qual usuário que fez a impressão.

Com essas informações detalhadas em um relatório é possível que o gestor da organização, saiba a cerca da utilização dos recursos de impressão, para cada equipamento, usuários, períodos, entre outros.

Com esse tipo de informação é possível estabelecer regras de uso dos equipamentos e até mesmo promover ações de conscientização dos colaboradores em fazer o uso mais adequado destes recursos.

Após avaliar a forma como os equipamentos de impressão estão sendo utilizados, sejam esses próprios da organização ou locados através de um provedor de outsourcing, é possível traçar uma estratégia para redução de custos.

Software para Gerenciamento de Outsourcing

Este software é de uso dos provedores de outsourcing de impressão. Ou seja, as empresas que terceirizam o todo o ambiente de impressão para outras empresas.

O objetivo principal é a centralização de todas as informações do parque de impressão de um provedor. Como a principal forma de cobrança em um contrato de locação é através do uso, pode-se dizer que as funções mínimas para este tipo de software são:

• Coleta dos contadores gerais;
• Monitoramento automático dos equipamentos de impressão;
• Relatórios de produção de páginas por período;
• Coleta dos contadores detalhados.

Quando um provedor possui todo o seu processo de coleta de contadores automatizado, não se torna necessário buscar essas informações manualmente ou solicitá-las a cada cliente. Assim tem-se uma economia operacional significativa.

Todos os dias, as empresas geram, armazenam e descartam uma grande quantidade de arquivos. E, na contramão do que se imaginava há anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos e ficam lado a lado com o conteúdo digital, já que ainda existem casos em que existe preferência pelo papel. Esse hábito corporativo quando não está aliado a uma gestão de documentos gera diversos entraves de eficiência e organização.

O primeiro indício de que seu negócio precisa de uma transformação tecnológica nesse aspecto é a dificuldade em encontrar arquivos.

É muito comum de se ver nas empresas arquivos se perdem em meio à enorme quantidade de papéis. Ocupando o tempo de funcionários que levam muito tempo para encontrar o arquivo desejado.

Assim, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Uma vez que, o tempo gasto com a busca é pago pela empresa. E, neste tempo, o funcionário poderia estar desempenhando suas atividades. Esse tipo de problema impacta de forma substancial no bom desempenho da empresa no mercado e na estratégia do negócio.

Mais um indício é a perda de documentos importantes, que é um problema frequente no mundo corporativo. Sem uma gestão correta e eficiente, o risco de perder informações importantes e até confidenciais é muito alto.

O último indício é a falta de espaço físico para armazenar os documentos.

Inúmeras pastas com documentos empilhados ao longo dos anos prejudicam não somente a agilidade para encontrar as informações, mas também na disponibilidade do espaço para guardar todo esse volume de material.

Quando esse armazenamento é feito de modo errado, sem o controle de temperatura, umidade e luz, os arquivos podem ser facilmente deteriorados e perdidos.

Um sistema de gestão de documentos e impressões é a solução para esses e outros problemas dentro das organizações.
Também conhecido como GED, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) alia métodos, estratégias e ferramentas que auxiliam na organização, armazenamento e no controle total dos dados.

Com o ECM sua empresa pode:

• 1. Restringir a entrada de documentos ou informações em seu sistema;
• 2. Gerenciar a organização e a utilização dos documentos;
• 3. Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permite a gestão de documentos de modo eficiente;
• 4. Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário;

Essas soluções de gestão de documentos e impressões representam a agilidade e a organização para lidar com os arquivos. Que torna tudo digital, o que dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento. Isso aumenta a produtividade e reduz custos da empresa para que você tenha o foco no que realmente importa para o crescimento do seu negócio.

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