Indícios de que sua empresa precisa de gestão de impressos

Gestão de Impressos

Todos os dias, as empresas geram, armazenam e descartam uma grande quantidade de arquivos. E, na contramão do que se imaginava há anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos e ficam lado a lado com o conteúdo digital, já que ainda existem casos em que existe preferência pelo papel. Esse hábito corporativo quando não está aliado a uma gestão de documentos gera diversos entraves de eficiência e organização.

O primeiro indício de que seu negócio precisa de uma transformação tecnológica nesse aspecto é a dificuldade em encontrar arquivos.

É muito comum de se ver nas empresas arquivos se perdem em meio à enorme quantidade de papéis. Ocupando o tempo de funcionários que levam muito tempo para encontrar o arquivo desejado.

Assim, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Uma vez que, o tempo gasto com a busca é pago pela empresa. E, neste tempo, o funcionário poderia estar desempenhando suas atividades. Esse tipo de problema impacta de forma substancial no bom desempenho da empresa no mercado e na estratégia do negócio.

Mais um indício é a perda de documentos importantes, que é um problema frequente no mundo corporativo. Sem uma gestão correta e eficiente, o risco de perder informações importantes e até confidenciais é muito alto.

O último indício é a falta de espaço físico para armazenar os documentos.

Inúmeras pastas com documentos empilhados ao longo dos anos prejudicam não somente a agilidade para encontrar as informações, mas também na disponibilidade do espaço para guardar todo esse volume de material.

Quando esse armazenamento é feito de modo errado, sem o controle de temperatura, umidade e luz, os arquivos podem ser facilmente deteriorados e perdidos.

Um sistema de gestão de documentos e impressões é a solução para esses e outros problemas dentro das organizações.
Também conhecido como GED, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) alia métodos, estratégias e ferramentas que auxiliam na organização, armazenamento e no controle total dos dados.

Com o ECM sua empresa pode:
  • 1. Restringir a entrada de documentos ou informações em seu sistema;
  • 2. Gerenciar a organização e a utilização dos documentos;
  • 3. Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permite a gestão de documentos de modo eficiente;
  • 4. Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário;

Essas soluções de gestão de documentos e impressões representam a agilidade e a organização para lidar com os arquivos. Que torna tudo digital, o que dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento. Isso aumenta a produtividade e reduz custos da empresa para que você tenha o foco no que realmente importa para o crescimento do seu negócio.

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Entenda como a impressão a laser faz o papel ficar curvado

Quem trabalha com impressão a laser já deve ter observado que ao passar na impressora a folha fica curvada. Além disso, mesmo que o papel fique curvado após a impressão numa impressora a laser, essa curvatura poderia ser eliminada caso imprimisse nos dois lados, porque, dessa forma, um dos lados compensaria o outro e a folha ficaria plana.

Para entender porque isso acontece é preciso conhecer o mecanismo das copiadoras e impressoras. Estes equipamentos a laser produzem imagens transferindo o toner (que é constituído de partículas de resina) para o papel usando eletricidade estática. O conjunto possui um fusor que esquenta o toner e o derrete para fazer com que a tinta fique aderida ao papel. Este fusor aquece o papel a uma temperatura de no mínimo 100° C por pelo menos 0,05 segundos. A curvatura acontece a depender das condições de aquecimento no momento da impressão, de como o papel foi armazenado anteriormente e das condições do ambiente.

Na parte superior se encontra o fusor, que opera em alta temperatura, e na parte inferior existe o rolo de pressão, que funciona em baixa temperatura. A temperatura alta faz evaporar a umidade que se encontra no papel, fazendo com que ele encolha.

É importante saber também que quanto mais umidade tiver o papel, maior o encolhimento (e, assim, maior a curvatura). Portanto, para evitar essa curvatura, procure manter o nível de umidade dos seus papéis controlado armazenando-os de maneira correta, ou até mesmo utilizando desumidificadores ou estufas.

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Você sabe quanto sua empresa gasta com impressoras?

O valor gasto com impressões na empresa representa um montante considerável para muitas delas. Em períodos de crise, reduzir custos e saber economizar se tornou ainda mais importante para empresas manterem competitivas e fazer com que as organizações não entrem no “vermelho”.

É imprescindível conhecer quais custos são desnecessários e transforma-los em investimentos. Portanto, você não deve desconhecer as despesas com impressões. Se você ficasse sabendo que a sua empresa desperdiça R$ 100,00, R$ 1000,00 ou até R$ 5000,00 todos os meses, qual seria a sua primeira atitude? Quanto isso representaria no final de um ano?

Saiba que, onde não existe uma gestão correta das impressões, o desperdício excessivo de papel e tinta e também o mau uso das impressoras, são muito comuns.

É perfeitamente possível que isso esteja ocorrendo nesse momento na sua empresa, caso você não saiba quanto gasta com impressões ou quanto custa para a sua empresa manter o parque de impressoras em pleno funcionamento. Desse modo, não tem como saber qual a quantia em dinheiro sua empresa está jogando fora.

Existem muitos gestores que apenas acham que têm o controle das despesas com as impressoras, mas isso de fato não ocorre, pois eles não possuem um entendimento completo do cenário.

Essa sensação de controle faz com que alguns gestores não deem importância aos custos considerados muitas vezes irrelevantes, e isso pode acontecer por duas razões:

  • Por acreditar que calcular todos os custos e despesas é fácil e que pode ser feito a qualquer momento;
  • Por considerar que esses custos são baixos.

Se você desconhece o quanto paga pelas impressões e se identificou com alguma das opções acima, você possui uma falsa sensação de controle.

Sua empresa pode até possuir todos dados sobre despesas com assistências técnicas, tintas, peças e papel, mas será que realmente sabe os custos com funcionários que se ocupam dos problemas que envolvem as impressões, ou se a quantidade de insumos que compra mensalmente é necessária? Os custos são muito maiores do que se imagina e mensurar isso não é uma conta simples.

Se por algum motivo os itens citados acima fez você refletir, fique sabendo que ainda existem muito outros custos implícitos. Confira a seguir:

Custos diretos:

Tintas ou toners;

Reposição de impressoras novas;

Resmas de papéis;

Peças quebradas;

Assistência técnica.

Custos indiretos:

Os funcionários que lidam com as impressoras rendem menos, uma vez que, eles têm de desperdiçar tempo com atividades que não geram lucro para a empresa;

Sem controle de impressão, os funcionários acabam realizando impressões de cunho pessoal, o que gera prejuízos com o uso desregrado de papéis, peças e tintas.

Os funcionários podem acabar imprimindo documentos sigilosos, sem que os gestores tomem conhecimento disso;

Além disso, a má utilização das impressoras geram demasiadas reimpressões, fato que multiplica os custos com insumos.

Para evitar todos esses custos desnecessários e economizar de verdade conte com o serviço de outsourcing de impressão da Executiva. Assim, sua empresa pode focar no que realmente importa: o seu negócio.

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