Indícios de que sua empresa precisa de gestão de impressos
Todos os dias, as empresas geram, armazenam e descartam uma grande quantidade de arquivos. E, na contramão do que se imaginava há anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos e ficam lado a lado com o conteúdo digital, já que ainda existem casos em que existe preferência pelo papel. Esse hábito corporativo quando não está aliado a uma gestão de documentos gera diversos entraves de eficiência e organização.
O primeiro indício de que seu negócio precisa de uma transformação tecnológica nesse aspecto é a dificuldade em encontrar arquivos.
É muito comum de se ver nas empresas arquivos se perdem em meio à enorme quantidade de papéis. Ocupando o tempo de funcionários que levam muito tempo para encontrar o arquivo desejado.
Assim, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Uma vez que, o tempo gasto com a busca é pago pela empresa. E, neste tempo, o funcionário poderia estar desempenhando suas atividades. Esse tipo de problema impacta de forma substancial no bom desempenho da empresa no mercado e na estratégia do negócio.
Mais um indício é a perda de documentos importantes, que é um problema frequente no mundo corporativo. Sem uma gestão correta e eficiente, o risco de perder informações importantes e até confidenciais é muito alto.
O último indício é a falta de espaço físico para armazenar os documentos.
Inúmeras pastas com documentos empilhados ao longo dos anos prejudicam não somente a agilidade para encontrar as informações, mas também na disponibilidade do espaço para guardar todo esse volume de material.
Quando esse armazenamento é feito de modo errado, sem o controle de temperatura, umidade e luz, os arquivos podem ser facilmente deteriorados e perdidos.
Um sistema de gestão de documentos e impressões é a solução para esses e outros problemas dentro das organizações.
Também conhecido como GED, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) alia métodos, estratégias e ferramentas que auxiliam na organização, armazenamento e no controle total dos dados.
Com o ECM sua empresa pode:
- 1. Restringir a entrada de documentos ou informações em seu sistema;
- 2. Gerenciar a organização e a utilização dos documentos;
- 3. Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permite a gestão de documentos de modo eficiente;
- 4. Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário;
Essas soluções de gestão de documentos e impressões representam a agilidade e a organização para lidar com os arquivos. Que torna tudo digital, o que dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento. Isso aumenta a produtividade e reduz custos da empresa para que você tenha o foco no que realmente importa para o crescimento do seu negócio.
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