Indícios de que sua empresa precisa de gestão de impressos

Gestão de Impressos

Todos os dias, as empresas geram, armazenam e descartam uma grande quantidade de arquivos. E, na contramão do que se imaginava há anos, os impressos não perderam seu lugar nos departamentos e ficam lado a lado com o conteúdo digital, já que ainda existem casos em que existe preferência pelo papel. Esse hábito corporativo quando não está aliado a uma gestão de documentos gera diversos entraves de eficiência e organização.

O primeiro indício de que seu negócio precisa de uma transformação tecnológica nesse aspecto é a dificuldade em encontrar arquivos.

É muito comum de se ver nas empresas arquivos se perdem em meio à enorme quantidade de papéis. Ocupando o tempo de funcionários que levam muito tempo para encontrar o arquivo desejado.

Assim, não se perde apenas tempo com a procura, mas também dinheiro. Uma vez que, o tempo gasto com a busca é pago pela empresa. E, neste tempo, o funcionário poderia estar desempenhando suas atividades. Esse tipo de problema impacta de forma substancial no bom desempenho da empresa no mercado e na estratégia do negócio.

Mais um indício é a perda de documentos importantes, que é um problema frequente no mundo corporativo. Sem uma gestão correta e eficiente, o risco de perder informações importantes e até confidenciais é muito alto.

O último indício é a falta de espaço físico para armazenar os documentos.

Inúmeras pastas com documentos empilhados ao longo dos anos prejudicam não somente a agilidade para encontrar as informações, mas também na disponibilidade do espaço para guardar todo esse volume de material.

Quando esse armazenamento é feito de modo errado, sem o controle de temperatura, umidade e luz, os arquivos podem ser facilmente deteriorados e perdidos.

Um sistema de gestão de documentos e impressões é a solução para esses e outros problemas dentro das organizações.
Também conhecido como GED, o sistema de Gerenciamento de Conteúdo Corporativo (ou ECM) alia métodos, estratégias e ferramentas que auxiliam na organização, armazenamento e no controle total dos dados.

Com o ECM sua empresa pode:
  • 1. Restringir a entrada de documentos ou informações em seu sistema;
  • 2. Gerenciar a organização e a utilização dos documentos;
  • 3. Armazenar os arquivos em uma infraestrutura adequada, que permite a gestão de documentos de modo eficiente;
  • 4. Disponibilizar a informação de acordo com as necessidades do usuário;

Essas soluções de gestão de documentos e impressões representam a agilidade e a organização para lidar com os arquivos. Que torna tudo digital, o que dispensa a necessidade de espaço físico para o armazenamento. Isso aumenta a produtividade e reduz custos da empresa para que você tenha o foco no que realmente importa para o crescimento do seu negócio.

Leia também sobre 7 métodos eficientes para reduzir custos de impressão.

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Entenda como a impressão a laser faz o papel ficar curvado

Quem trabalha com impressão a laser já deve ter observado que ao passar na impressora a folha fica curvada. Além disso, mesmo que o papel fique curvado após a impressão numa impressora a laser, essa curvatura poderia ser eliminada caso imprimisse nos dois lados, porque, dessa forma, um dos lados compensaria o outro e a folha ficaria plana.

Para entender porque isso acontece é preciso conhecer o mecanismo das copiadoras e impressoras. Estes equipamentos a laser produzem imagens transferindo o toner (que é constituído de partículas de resina) para o papel usando eletricidade estática. O conjunto possui um fusor que esquenta o toner e o derrete para fazer com que a tinta fique aderida ao papel. Este fusor aquece o papel a uma temperatura de no mínimo 100° C por pelo menos 0,05 segundos. A curvatura acontece a depender das condições de aquecimento no momento da impressão, de como o papel foi armazenado anteriormente e das condições do ambiente.

Na parte superior se encontra o fusor, que opera em alta temperatura, e na parte inferior existe o rolo de pressão, que funciona em baixa temperatura. A temperatura alta faz evaporar a umidade que se encontra no papel, fazendo com que ele encolha.

É importante saber também que quanto mais umidade tiver o papel, maior o encolhimento (e, assim, maior a curvatura). Portanto, para evitar essa curvatura, procure manter o nível de umidade dos seus papéis controlado armazenando-os de maneira correta, ou até mesmo utilizando desumidificadores ou estufas.

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Controle as impressões com eficiência e garanta lucro

Controle Impressões

Poupar e controlar as impressões com eficiência vai muito além de economizar papel. Economizando na hora de imprimir você poupa água, energia, protege o meio ambiente e garante uma significativa redução de custos.  Para te ajudar, separamos dicas valiosas para você colocar em prática na sua empresa e garantir maior eficiência do seu parque de impressão.

Imprima somente o que for indispensável

Se for preciso imprimir determinado material apenas para consulta ou leitura, formate as margens e o tamanho da fonte para utilizar ao máximo o espaço de impressão.

Use os dois lados da folha

O hábito de usar os dois lados das folhas garante uma economia de até 40% em papel. O seu bolso e o meio ambiente agradecem.

Lembre sempre de cancelar impressões solicitadas por engano

Se mandar imprimir algo por engano, cancele em seguida. Confira todo o documento antes de solicitar a impressão para ter ciência de quanto de tinta e papel você irá precisar e evite impressões desnecessárias.

Configure sua impressora da maneira certa

Sempre visualize a impressão antes de solicitar e faça os ajustes devidos para que a sua impressão seja feita corretamente, evitando o desperdício você economiza papel e tinta.

Armazene documentos de forma eletrônica

Organize suas pesquisas e e-mails em arquivos eletrônicos, isso facilita a consulta e economiza muito. Lembre-se da primeira dica: imprima somente o indispensável.

Controle as impressões

Quanto maior for o efetivo de funcionários, maior será o gasto com impressos. Por isso, invista em softwares para realizar o controle e evitar impressões desnecessárias. Eles são simples, práticos e te ajudam a economizar.

Utilize a impressora no modo rascunho

Programe a impressora para trabalhar no modo rascunho quando o impresso não necessitar de uma qualidade maior. Assim, o gasto com tinta é diminuído e a economia é certa.

Crie campanhas de conscientização

A capacidade de diminuir gastos com impressões nas empresas está atrelada à relação entre os usuários e a tecnologia. Quando há bom senso e conscientização, fica fácil reduzir os custos.

 

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